如何開好管理周例會
發(fā)布于：2022-07-11
1、形成制度：每周七天，不長不短。但從月度任務(wù)達成保障角度來說，每周又是一個極其重要的時間單元。畢竟，20%以上的時間占比，就決定了每周工作要求都不容有失，尤其是重大指標(biāo)，單周出現(xiàn)重大虧空，當(dāng)月基本無力彌補。而周例會又是檢閱上周核心工作進度及本周工作要點宣貫的重要機會，所以，必須每周都要召開。即便業(yè)績進展順利，也要居安思危，及時預(yù)判并針對性應(yīng)對，確保把各種風(fēng)險及時化解。固定時間，固定時長，固定方向，固定目標(biāo)，固定模板，不得隨意取消，周例會也不是發(fā)揮創(chuàng)新的場所。
2、全員匯報：這里全員匯報主要有如下幾層意思，一是所有人都要參與周例會，具體看公司慣例【員工基本參加部門級即可，管理層基本要參加多個會議】；二是所有人都需要提交周報，至于在線、郵件還是各類文檔看公司慣例；三是所有人都需要匯報，至少有概率，總是當(dāng)聽眾甚至觀眾的人難免有松懈。
3、堅守主題：周例會有周例會的核心宗旨，有既定的形式及會議主題，不能隨意調(diào)整或改變，也不能過于發(fā)散；有突發(fā)重要事項，需要單獨解決或另外組織會議。正常情況下，周例會主要內(nèi)容為：重要信息同步（跟部門相關(guān)的重要信息）、上周周例會遺留問題或重要工作安排推進情況、本周部門工作匯報（工作進展、問題反饋及下周計劃、工作思考）及領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)及工作安排。
4、開出價值：周例會不能開成流水賬，也不是每次都需要所有人都匯報，周例會的核心價值主要體現(xiàn)在兩點：其一，核心工作進度把控，確保部門工作都在正常節(jié)奏上；其二，市場及競品動態(tài)分析，重大事項分析、定項及方案出具等。每次周例會能有效解決一個問題或得到一個重要見解就算是收獲滿滿。
5、嚴(yán)肅認(rèn)真：周例會既然是正式會議，就要有嚴(yán)肅的氛圍，嚴(yán)肅的流程，嚴(yán)肅的分析，嚴(yán)肅的結(jié)論及嚴(yán)肅的安排。所有人都要正襟危坐，上交手機，合上電腦，嚴(yán)禁隨意出入，嚴(yán)禁遲到或早退等。會議主持人嚴(yán)格按會議議程推進，并安排專人做會議記錄，要開就要有個正式開的樣子，這樣大家才會真正重視周例會。
6、明確結(jié)論：很多會議，或者很多討論，雖然過程很積極、很熱烈，但到最后卻沒有明確結(jié)論或安排，這種會議注定只能流于形式，屬于典型的虎頭蛇尾。很多企業(yè)，經(jīng)常會出現(xiàn)幾年前的問題，開了無數(shù)次會要解決，但到現(xiàn)在依然還是問題！為什么？就是因為，問題從沒有被認(rèn)真對待過自然也不可能解決，更不可能根除。有明確的結(jié)論及安排，再憑著部門的群策群力，正常情況下，就普通的管理問題而言，基本都是可以解決的。
7、保持簡單：周例會本身的性質(zhì)很簡單，只是周總結(jié)會或者說是階段性總結(jié)會，目標(biāo)也極其明確，就是為了保障工作的健康推進。所以，周例會上所有的事項都是針對解決或明確問題，不應(yīng)針對任何人。也只能用正常的溝通語言，不能互相攻擊、不能借題發(fā)揮、不能分幫結(jié)派、不能含沙射影、更不能惡語相向。
這里還需要特別明確的是，管理者，不能在周例會通過別人匯報才能發(fā)現(xiàn)部門的問題，這只能定位為嚴(yán)重瀆職，那管理者平時都在做什么？不看數(shù)據(jù)嗎？不管管理過程嗎？所以，那些在周例會上對部門問題點不了解的管理者只能定義為心術(shù)不正。
8、禁止扯皮：這里主要是三點，不能亂發(fā)牢騷，不能歸因于其他部門，能正視問題。可以允許業(yè)績差，但不可以找理由，即便是由于三方原因等其他客觀因素導(dǎo)致，也要拿出準(zhǔn)確數(shù)據(jù)或具體判斷依據(jù)，不能找借口或托辭，甚至各種牢騷或抱怨。每個人或部門僅可以在周例會上反饋個人或本部門的問題。
9、時間管理：周例會需嚴(yán)格按照會議議程推進，不得超時，不得隨意發(fā)揮，遇到重要問題，單獨召開專項會。很多管理者完全沒有時間概念，兩個小時的周例會能開成八個小時，最關(guān)鍵的是，開完都不知道開了啥，或解決了什么問題。當(dāng)然，會議時間也不能隨意壓縮，兩個小時的會只開了20分鐘，這樣的團隊只會越來越散漫。
10、確保落地：會上明確的結(jié)論、事項及工作安排都要專人負(fù)責(zé)跟進后續(xù)落地執(zhí)行情況，否則，會議本身便失去了絕大多數(shù)意義上的價值。畢竟，會議開得再好，但會議本身并不創(chuàng)造價值，還得依賴于后續(xù)一線的執(zhí)行或改進情況。其實，所有管理的大忌都是，重要的決策不了了之，這就折損了90%以上的價值。因此，所有會議發(fā)出的事項，都需在后續(xù)的會議上做出及時匯報，直到問題解決，相關(guān)事項才能徹底關(guān)閉。
總結(jié)
周例會在我們做咨詢過程中一般都是調(diào)研完成后就會推行的一個動作，初期不管從會議紀(jì)律還是會議效果都還是不錯的，能通報上周工作完成情況和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，也能匯報下周工作重點，畢竟沒按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行會有稽核追究責(zé)任。往往老師撤退了，70%的企業(yè)要不不開周例會，改為月例會，要不有些企業(yè)壓根都不開，也有30%的企業(yè)還在堅持開周例會，甚至在某些方便還進行了升級和優(yōu)化。
為什么會出現(xiàn)這種情況，首先肯定是高層的不重視包括老板的無所謂，認(rèn)為沒啥大問題不開也行，其次是缺少人專人監(jiān)督和問責(zé)，開不開反正都是一樣，又不會追究責(zé)任。最后，是對應(yīng)管理人員把做周報告、開會、加班當(dāng)作是一種負(fù)擔(dān)，巴不得不用交周報，不用加班，多自在？始終沒有把被動的接受轉(zhuǎn)換為主動的執(zhí)行（要我干變成我要干）。所以這個問題值得所有管理者去深思。
